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- Caixa - Principais características de controle e implicações. Cuidados especiais. |
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Apesar de comumente entendido como "o valor que existe em espécie" na empresa, ou seja, no cofre ou em poder de um determinado funcionário para pagamento de pequenas despesas diárias, o caixa, para efeito contábil e fiscal, tem entendimento mais abrangente e considera todo e qualquer valor classificado no Ativo Circulante - disponível. |
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Neste grupo de contas temos, entre outras: o caixa (dinheiro), as contas bancárias, as aplicações financeiras de curto prazo, os cheques em trânsito, etc. Além dos valores classificados como Circulante (curto prazo) ainda é possível que a empresa (ou pessoa física) possua algum tipo de aplicação com vencimento a longo prazo. |
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Considerando que "caixa" representa toda a disponibilidade da empresa, alguns cuidados básicos devem ser observados no sentido de preservar referido disponível, tanto no que diz respeito a movimentação quanto no que se refere a comprovação das operações. Estes cuidados básicos são: |
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a) Organização cronológica (entradas e saídas) - Indicar adequadamente as entradas e saídas nos registros de caixa. No caso das contas bancárias, lembrar que o extrato não representa o fato contábil e sim a posição do correntista junto a instituição financeira. É muito importante que as saídas de caixa sejam precedidas da existência de saldos. |
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b) Para todo ingresso e saída de caixa deve existir um comprovante que indique, de forma clara e objetiva, qual a natureza do pagamento ou recebimento, caso contrário, a fiscalização poderá glosar a dedução da despesa ou tributar a operação por falta de suporte (nota fiscal, recibo, contrato). |
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c) É comum a empresa designar um funcionário que será responsável pelo caixa e para movimentar as contas bancárias. Neste aspecto, a sugestão é que seja elaborado termo de responsabilidade, garantindo a recuperação de eventuais desvios, bem como a dedução/recuperação fiscal de tais perdas. |
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A principal implicação relacionada com o caixa é a possibilidade de autuação por conta da inexistência de elementos adequados para dar suporte à transação. O depósito em conta corrente, por exemplo, não é um documento contábil isolado, devendo indicar a que se refere (venda, empréstimo, etc). Caso isto não seja possível, o fisco pode impor a tributação do total depositado cuja origem não seja identificada. O contrário também ocorre: é feito um cheque e não existe comprovante que permita a sua dedução da base do imposto - este valor será tributado. |
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Para o profissional da área contábil, é extremamente simples detectar distorções decorrentes de falha de classificação ou impossibilidade de comprovação de origem, assim como também é bastante simples para os órgãos de fiscalização. |
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O texto acima simplifica os procedimentos de controle e deve ser utilizado exclusivamente como referência básica. Somente a contratação de um profissional da área pode garantir o cumprimento de todas as exigências legais. |
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Outras dicas: |
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Clientes - Como controlar e dar suporte as exigências legais. |
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Cnpj - Como saber se está tudo em ordem? De que modo posso consultar o Cnpj de minha empresa? |
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Empréstimos dos sócios - exigência de comprovação. |
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Documentos Fiscais - Cuidados especiais - conferência de notas recebidas e emitidas - carta de correção (possibilidade). |
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Guias Pagas - mantenha arquivo de todas as guias pagas. |
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Lucros ou Pro Labore? - Qual o meio de pagamento mais adequado? |
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PDD - Quem pode (e deve) fazer? Implicações gerais: controles necessários e exigidos. |
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Passivo - Comprovação dos saldos. |
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